1. Réserver une salle
L’association doit contacter la mairie, afin de connaître les disponibilités et de réserver une salle.
2. Remplir le formulaire de demande d’autorisation unique
Le matériel
Les gobelets
Les débits de boissons temporaires
• 5 fois par an pour les associations organisant des événements ;
• 10 fois par an pour les associations sportives agréées par le ministère des sports souhaitant mettre en place une buvette au sein d’une enceinte sportive.
La déclaration préalable d’une manifestation sur la voie publique
3. S’acquitter des droits d’auteur
4. Déclarer son évènement en préfecture
Un feu d’artifice
Un lâcher de ballons ou de lanternes
La sécurité
Une commission de sécurité doit être saisie :
- si l’association procède à des aménagements ou installations provisoires d’accueil du public en intérieur comme en extérieur ;
- si l’association accueille plus de 1 500 personnes dans des lieux ou des locaux non prévus à cet effet ou dans des conditions non habituelles (modification de l’usage d’un bâtiment).
L’association, en concertation avec la commune doit adresser un dossier descriptif des aménagements et installations au Maire de la commune au plus tard 3 mois avant la manifestation. Ce dossier doit également être transmis à la Préfecture qui émettra un avis.
Un dispositif de secours est obligatoire pour les manifestations réunissant plus de 1 500 personnes. Plusieurs structures sont habilitées pour sa mise en place : la Croix Rouge, la Protection civile…
5. Organiser une vente au déballage
Les brocantes, vide-greniers, bourses aux livres, etc. se regroupent sous le terme générique de vente au déballage.
L’organisateur doit déposer une demande d’autorisation préalable auprès de la mairie au moins 3 mois avant la manifestation. L’association a l’obligation de tenir un registre permettant l’identification de tous les vendeurs. Ce registre doit être coté et paraphé par le Maire. Lors de la manifestation, il doit être à la disposition de toute autorité compétente. À l’issue de la manifestation et au plus tard dans les 8 jours qui suivent, le registre doit être déposé à la Sous-Préfecture du lieu de la vente au déballage.
6. Demander un bac pour la gestion des déchets
L’association doit faire la demande auprès de la COMPA en remplissant le formulaire intitulé «Demande de mise à disposition de bacs pour manifestation ponctuelle ou activité saisonnière». Des exemplaires sont disponibles en mairie.
7. Communiquer sur son évènement
- La commune de Vallons-de-l’Erdre diffuse les manifestations organisées par les associations communales sur sa page Facebook, le bulletin municipal, l’agenda communal, l’application mobile IntraMuros et dans l’agenda de son site internet www.vallonsdelerdre.fr. Vous pouvez envoyer les informations à communication@vallonsdelerdre.fr.
- L’association peut annoncer son évènement via les supports de communication de la COMPA en remplissant le formulaire en ligne sur www.pays-ancenis.com.
- L’association peut diffuser son évènement sur l’agenda des journaux Ouest-France et de l’Éclaireur en se rendant sur le site infolocale.fr.